Hur får man digitalisering att handla mindre om teknik och mer om människor?
Kanske genom att göra som Mölndals stad har gjort. Kommunen har ställt om sitt sätt att arbeta med digitalisering – från teknikprat i stuprör till gemensamma beslut.
Solen sken och spårvagnarna skramlade utanför hotellet The Weaver när KommIts konferens drog igång. Karl de Verdier, biträdande stadsdirektör i Mölndals stad, hälsade deltagarna välkomna med en gedigen presentation av den västsvenska kommunen, som ligger granne med Göteborg.
Karl de Verdier målade upp en bild av en stad i förändring.
– Här finns mycket high techindustri och utbildningsnivån är hög. Men vi har också massor av vandringsleder, sex naturreservat, en golbana och en travbana, berättade han.
När Karl de Verdier satte punkt stod det klart att Mölndals framtidsvision – ”Den hållbara staden” – fått ytterligare en dimension
– Vi vill vara en hållbar och trivsam kommun som möter våra invånare på bästa möjliga vis varje dag, slog stadsdirektören fast.
När Annika Samuelsson, digitaliserings- och it-chef, tog över mikrofonen fick lyssnarna också en inblick i Mölndals nya digitaliseringsstrategi. Hon berättade att kommunen har genomfört en omfattande omställning i hur man arbetar med digitalisering de senaste åren. Från att tidigare ha fokuserat på teknik och it har perspektivet bytts ut mot att handla om verksamhetsutveckling. Hur kan digitaliseringen skapa konkret nytta för invånare, näringsliv och medarbetare?
– Digitalisering är inte bara en teknisk lösning eller ett nytt system. Det ska vara en metod för att utveckla vår verksamhet, förklarade hon.
Första strategin
Grunden lades 2021, när Mölndal tog fram sin första digitaliseringsstrategi – den första med just ordet ”digitalisering” i titeln. Strategin blev också startskottet för en ny organisatorisk struktur med lokala digitaliseringsråd i varje förvaltning, ett centralt råd med stadsdirektören och förvaltningschefer samt en styrgrupp med mandat att fatta övergripande beslut.
Men efter en genomlysning 2023 stod det klart att mycket av diskussionerna fortfarande handlade om teknik för teknikens skull och mindre om verksamheternas behov.
– Då insåg vi att vi beställde digitalisering som om det vore en produkt. Trots våra goda ambitioner fortsatte vi att arbeta i silos och byggde vidare på ett tekniskt arv. Det behövdes en förflyttning i tänkandet, inflikade Karl de Verdier.
Gemensamt språk
Mölndal stad gjorde ett omtag och förstärkte strukturen. Numera möts varje förvaltning en gång i månaden i sina lokala digitaliseringsråd, där både chefer med mandat och verksamhetsutvecklare deltar. Det centrala digitaliseringsrådet, å sin sida, diskuterar frågor på stadsövergripande nivå. Beslut fattas i styrgruppen, där även kommunens bolag är representerade.
Hösten 2024 lanserades en ny digitaliseringsstrategi. Den är mer konkret och kortare än tidigare – en sida istället för 17 – och tydligare i sin ambition:
- Skapa nytta för invånare och näringsliv
- Vara digitala där det är möjligt
- Omvandla befintliga resurser – inte be om fler
- Göra gemensamma prioriteringar som gynnar hela staden
– Det handlar om att fokusera på effekterna. Politikerna måste våga ställa krav på nämnderna, och vi måste kunna visa vad vi tror att olika insatser faktiskt leder till, sa Karl de Verdier.
Portföljstyrning
Ett annat viktigt steg har varit att införa portföljstyrning – ett sätt att samla och prioritera initiativ på stadsnivå. Alla digitaliseringsråd lägger in sina idéer i ett gemensamt system, så att insatserna kan samordnas och utvärderas.
Samtidigt har satsningar på kompetensutveckling intensifierats. Över 500 medarbetare har genomgått lärarledda utbildningar i tjänstedesign, nyttorealisering och digitalt arbetssätt. Ett särskilt APT-kit har tagits fram för att underlätta spridning i organisationen.
– Vi jobbar också med introduktion till AI. 850 medarbetare har redan gått en grundutbildning. Nu planerar vi för en prompt-skola och fördjupning till hösten, berättade Annika Samuelsson.
AI-assistenten Svea
Mölndal är en av 60 kommuner och regioner som deltar i AI Svea – ett nationellt samarbete för att utveckla en gemensam, öppen språkmodell anpassad för offentlig sektor. Verktyget bygger på AI Swedens teknik och ska fungera som ett internt stöd för medarbetare.
Enligt Annika Samuelsson innebär deltagandet flera fördelar som passar med Mölndals vision. Systemet är kostnadseffektivt, bygger på öppen källkod, är juridiskt hållbart och lagras i Sverige med förnybar el.
– Dessutom kan vi finjustera modellen för våra behov. Det ökar vår AI-mognad och driver på vår digitala utveckling, menade hon.
Från pappersprodukter till verklig förändring
För Mölndal har nyckeln varit att våga förändra. Både vad det gäller kultur och struktur. Annika Samuelsson menar att fina planer inte räcker långt, om inte ledning och medarbetare är med på tåget.
– När vi tog fram strategin pratade vi med politiken. Vi tog fram en kort och tydlig riktning som hela koncernen kunde skriva under på. Det blev ett viktigt steg, avslutade hon.
Av: Lotta Engelbrektson