Den vardagliga tryggheten kan förvandlas till kaos på ett ögonblick. Under en oväntad kris sätts vår mentala styrka på prov. Genom att förstå våra egna – och andras – reaktioner kan vi bli bättre förberedda på plötsliga förändringar.
Nicklas Eriksson och Kerstin Lindfors från Frontit inleder sitt föredrag på KommIts konferens med undergångsmusik. Ett händelseförlopp, som många fasar för, spelas upp för att fånga åhörarnas uppmärksamhet:
”Måndag morgon. När du öppnar datorn för att läsa dina mejl, möts du av ett stort, hotfullt meddelande: Dina filer har blivit gisslan och en lösensumma krävs för att få tillbaka kontrollen.”
– Vad ska du göra? Din trygghet har ryckts bort och det enda du vill är att få tillbaka den, säger Nicklas Eriksson och spänner blicken i publiken.
Förvirring och chock
De två föreläsarna på scenen är experter på förändringsarbete. Som en del av konsultföretaget Frontit är deras uppdrag bland annat att stötta människor och organisationer genom omvälvande processer.
Det kan var ett tekniskt problem, en förändring i arbetslivet eller en personlig kris. Enligt Kerstin Lindfors och Nicklas Eriksson reagerar majoriteten av alla människor på samma sätt. Det kan handla om allt ifrån en överraskning i form av chock och förvirring till ett starkt stresspåslag.
– Det sympatiska nervsystemet triggas och vi blir instinktiva. Adrenalinet hjälper oss att fokusera, men det sker ofta på bekostnad av vårt logiska tänkande, fortsätter Nicklas Eriksson.
Reaktionerna på stress kan däremot skilja sig åt. Vissa går in i flykt- eller kampläge, andra reagerar irrationellt och utför irrelevanta handlingar som inte förväntas av dem. Det finns också de som blir helt överväldigade av situationen.
– För att kunna hantera förändringar kan vi bland annat behöva förstå både oss själva och våra kollegors reaktioner, säger Kerstin Lindfors.
Grundläggande behov
Nicklas hänvisar till SCARF-modellen, som utvecklats av den brittiska forskaren David Rock. Modellen beskriver våra sociala behov som kan hotas vid en förändring, vilket kan ge uttryck i form av motstånd och stress. Bokstäverna står för status, certainty, autonomy, relatedness och fairness – status, förutsägbarhet, självbestämmande, tillhörighet och rättvisa. De fem behoven är grundläggande för alla människor, men kan variera från person till person.
– Vi reagerar olika på hot beroende vilken av de fem faktorerna som är viktigast för oss. Är det behovet av att veta vad som ska hända, känslan av kontroll eller att vi behandlas rättvist och är en del av en grupp.
Genom att förstår våra egna och andras SCARF-behov kan vi bli bättre på att hantera konflikter, leda förändringar och skapa trygghet, hävdar Kerstin Lindfors.
– För att förbereda sig på förändringar kan det vara avgörande att identifiera vad som triggar just dig eller dina kollegor och anpassa arbetssättet därefter, säger hon.
Kerstin använder psykologen Clase Janssens forskning – kopplad till förändringens fyra rum – för att förklara hur vi vanligtvis rör oss genom fyra faser vid en förändring, nöjdhet, censur, förvirring och inspiration.
Under fasen av censur, när vi ofta förnekar det som skett, har vi stort behov av stöd och empati.
I förvirringsfasen är det viktigt med struktur och vägledning, medan i inspiration krävs en kreativ miljö och fokus på visioner.
– Att bemästra förändring kräver träning. Genom att skapa en kultur av lärande och reflektion, där misstag är tillåtna och analyseras för framtida lärdom, stärker man både sin och teamets förmåga att hantera omställningar, förklarar Nicklas Eriksson.
Den nödvändiga reflektionen
En viktig metod är att regelbundet stanna upp och reflektera över vad som har hänt. Vad gick bra? Vad kan göras bättre nästa gång? Med en medveten retroaktiv analys kan människor utveckla sina förmågor och vara bättre rustade vid nästa tillfälle när något oväntat inträffar.
– Att ha en psykologisk trygghet hjälper vid jobbiga förändringar. Därför är det viktigt att det finns en öppenhet och en stödjande miljö i teamet, säger han.
Att kunna leda sig själva – och andra – genom ett förändringsarbete ställer krav på självkännedom och självkontroll. Vi behöver också verktyg för att kunna hantera våra egna reaktioner. För att bryta impulser och få perspektiv finns det små enkla övningar att ta till. Som till exempel ”bryta mönster/stopp tekniker” som att göra något annat, som att röra på sig, spela en låt eller kolla på en bild som ger en andra känslor. Ibland kan det också fungera med muskulär avslappning som att djupandas eller att spänna och slappna av i musklerna.
– HALT-metoden är också bra att komma ihåg. Ta inga stora beslut när du är hungrig, arg, känner dig ensam eller är trött, säger Kerstin Lindfors.
Lotta Engelbrektson