Efter några månader har majoriteten av all data som producerats glömts bort. Den går inte ens att hitta om det behövs.
Digital kontinuitet är avgörande för att kunna hantera allt informationsflöde – och för att värna om demokratin och miljön
Det har redan börjat mörkna över Södermalms strand när Caspar Almalander, informationshanteringsstrateg på SKR, tar plats på Fotografiskas scen. Han plirar mot det starka strålkastarljuset och inleder sitt föredrag lugnt och pedagogiskt.
– Digital kontinuitet handlar om att säkerställa att information är tillgänglig och användbar över tid, förklarar han.
I en värld där mängden information ökar exponentiellt och tekniken utvecklas snabbare än vi hinner anpassa oss, ställs allt högre krav på kontinuitet. All data som produceras ska inte bara bevaras för framtiden – den ska också finnas tillgänglig och kunna användas om det behövs.
Det här är en av de största utmaningarna för kommuner och myndigheter i dagsläget, menar Caspar Almalander.
– Informationen vi ser idag är bara en bråkdel av vad som väntar oss imorgon. Om vi inte kan hantera den, riskerar vi ineffektivitet, förlorade resurser och i värsta fall en urholkad demokrati, säger han.
Arkiv och data är inte bara administrativt material, informationen är även en förlängning av det demokratiska samhället. Om data inte går att komma åt eller har förlorats kan det få allvarliga konsekvenser för medborgarnas insyn, ansvarstagande och deltagande.
– Dessutom är det ineffektivt, kostar pengar och är jobbigt att producera samma data om och om igen, säger Caspar Almalander,
Resursslöseri
Det finns även en hållbarhetsaspekt som är viktig att ha i åtanke. It-industrin är en större utsläppskälla än flygindustrin och att skapa och lagra en massa data – som aldrig används igen – är resursslöseri, hävdar informationshanteringsstrategen.
– En e-post genererar lika mycket koldioxidutsläpp som sex minuters belysning. Och ändå används 90 procent av all data aldrig igen efter tre månader, säger han.
För att göra informationshanteringen mer hållbar behövs nya metoder, där både standardisering och en genomtänkt gallring finns med.
Att det inte finns ett enhetligt sätt att hantera information hos Sveriges alla kommuner är ett stort problem, framförallt när data behöver delas mellan olika kommuner.
– Utan standarder blir det extremt svårt att nå och återanvända information. Det är både ineffektivt och riskabelt.
Metadata, data om data, är en annan viktig del. Med hjälp av enhetliga riktlinjer för metadatahantering skulle informationen bli mer lättillgänglig och användbar över tid. Här skulle Sverige kunna lära av andra länder, tycker Caspar Almalander.
– Nederländerna till exempel har kommit mycket längre på detta område än vi, säger han.
Nödvändigt samarbete
För att möta utmaningarna har SKR startat ”Handslag för digitalisering” som är en strategisk agenda med konkreta digitaliseringsprojekt och gemensamma strukturer för samarbete mellan kommuner.
Ett av initiativen är en kompetensgemenskap för informationshantering. Den består av experter som hjälper kommuner med bland annat informationsberedskap och strategisk planering. Målet är att höja kompetensen och beredskapen hos alla kommuner.
– Det är inspirerande att se hur en kommun som Arjeplog till exempel, trots sina utmaningar med avstånd och begränsad kompetens, kan dra nytta av nätverket.
Ett av de mer praktiska verktygen som utvecklats är konceptet Arkivering by Design som innebär att informationshantering planeras och struktureras redan vid skapandet av data.
– Istället för att lagra allt blint måste vi tänka långsiktigt. Vad är informationens syfte, vem ska använda den och hur ser vi till att den är tillgänglig över tid, säger Caspar Almalander.
Lotta Engelbrektson